Jak niszczyć dokumenty poufne?

Działalność każdego przedsiębiorstwa wiąże się z przetwarzaniem dużej ilości często poufnych danych, których wyciek mógłby narazić firmę na straty finansowe lub szkody wizerunkowe. Zasady niszczenia dokumentów określa RODO. Niestosowanie się do zasad ujętych w klauzuli grozi poważnymi sankcjami. Właśnie dlatego tak duże znaczenie ma niszczenie dokumentów zgodnie z prawem. Jak proces ten wygląda w praktyce?

Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów poufnych

Niszczenie materiałów poufnych to procedura określana przez szereg norm, rozporządzeń oraz ustaw. Wszystkie one stawiają sobie za cel zminimalizowanie ryzyka odtworzenia usuniętych danych, kluczem jest więc zagwarantowanie wysokiego stopnia bezpieczeństwa całego procesu. Jedną ze stosowanych w tym zakresie norm do których muszą stosować się firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów jest DIN 66399 z roku 2012, uwzględniająca usuwanie informacji zawartych nie tylko na papierze, ale również na nośnikach elektronicznych.

Kto zajmuje się niszczeniem dokumentów poufnych?

Niszczarka to niestety niewystarczająca metoda na usuwanie danych zawartych na papierze. Ze względu na wspomniane liczne przepisy, a także ryzyko wiążące się z ewentualnym wyciekiem informacji, niszczeniem dokumentów poufnych zajmują się wyspecjalizowane w tym zakresie przedsiębiorstwa, takie jak nasze. Utylizacja w takich przedsiębiorstwach kontrolowana jest na każdym etapie procesu i podlega ścisłemu nadzorowi przez wykwalifikowanych pracowników, wedle odgórnie ustalonych zasad. Kontrolowana jest procedura od odbioru dokumentów, przez dostarczanie ich do miejsca utylizacji, niszczenie, aż po samą procedurę kończącą, która powinna zostać potwierdzona wydaniem certyfikatu. Ten ostatni ma być gwarantem, że dokumenty rzeczywiście uległy zutylizowaniu, zgodnie z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.

Żyjemy w erze informacji oraz wzmożonej troski o ochronę kluczowych danych personalnych i firmowych. Proces ich usuwania musi być więc standaryzowany i ściśle przestrzegany - właśnie dlatego tak ważny jest wybór przedsiębiorstwa, które zadba o najwyższe standardy całej procedury. Jeśli właśnie profesjonalizm jest dla Państwa kluczowy, zachęcamy do skorzystania z naszej oferty.